Dela tillgångar (via delninsgrupp)
Delningsgrupper
Delningsgrupper är ett smidigt sätt att gruppera tillgångar och samtidigt dela dessa tillgångar till flera abonnemang på en och samma gång. Via Delningsgrupper får man också en bättre överblick över vad som är utdelat till vem.
För att kunna administrera delningsgrupper behöver man ha admin-rollerna för "Tillgångar" samt "Delegering".
Tänk även på: för respektive abonnemang man delar dörrar till, måste det även finnas ett delegationsförtroende för. Detta görs under "Delegation" i huvudmenyn.
Skapa en Delningsgrupp
För att skapa en Delningsgrupp, klicka på ”Grupper” i huvudmenyn där du sedan ser ”Delningsgrupper”. Till vänster hittar du knappen ”Skapa delningsgrupp”:
I första dialogruta får du välja följande:
- Namn: ange ett namn på gruppen som är beskrivande både för dig och mottagare.
- Beskrivning: ange en egen beskrivning, t.ex. vad det är för sorts tillgångar som delas via denna gruppen. Till skillnad från ”Namn” så syns inte beskrivningen för mottagarna.
- Delningsbar: välj om de delade tillgångarna i gruppen i sin tur ska kunna delas vidare av mottagaren till tredje part.
När gruppen väl är skapad har du två ”Lägg till”-knappar för att lägga till tillgångar respektive abonnemang du vill dela dessa tillgångar till. Delningen sker så gott som omedelbart och man kan när som helst välja att komplettera eller ta bort både tillgångar såväl som mottagande abonnemang.
Notera att man till vänster när som helst kan ändra Namn, Beskrivning samt Delningsstatus…
Att dela ut tillgångar via en delningsgrupp påverkar inte redan befintliga delningar som har delats ut individuellt.
Radera en Delningsgrupp
För att radera en Delningsgrupp, klicka ”cirkeln med tre prickar” till vänster. Observera att accesser för samtliga användare hos mottagna abonnemang då kommer att sluta fungera. Om samma tillgångar är delade enskilt eller via annan Delningsgrupp kommer dessa inte påverkas.
Best Practise vid delning
Delningsgrupper ger en bättre överblick över vilka tillgångar som är delade till vilka abonnemang. Att dela ut tillgångar via en delningsgrupp påverkar inte redan befintliga delningar som har gjorts direkt från tillgången.
Dock ska man vara medveten om att varje respektive delning räknas som en unik tillgång. D.v.s. om ”Huvudentré” redan har delats enskilt och sedan även delas ut via en delningsgrupp, kommer administratören att se två stycken ”Huvudentré” i sitt abonnemang. De har mest troligen redan gett sina användare access via den ursprungliga, enskilda delningen.
Som best practise föreslår vi därför att man inte tar bort den enskilda delningen. Skulle kunden höra av sig och vill ”städa upp” i sitt abonnemang, är det viktigt att man ber deras administratör att ge sina användare access till den ”Huvudentré” som är utdelad via delningsgruppen innan ni ta bort den enskilda delningen. Det framgår tydligt i deras webbportal vilken som är vilken.